Welche Zeiten werden in einer Zeiterfassung typischerweise erfasst?

Üblich sind Arbeitsbeginn und -ende, Pausen, Abwesenheiten sowie je nach System Projekt-, Auftrags- oder Tätigkeitszeiten.

Ist Zeiterfassung dasselbe wie Personalplanung?

Nein. Personalplanung bildet geplante Einsätze ab, Zeiterfassung dokumentiert die effektiv geleisteten oder abwesenden Zeiten.

Kann Zeiterfassung an die Lohnbuchhaltung angebunden werden?

Ja, viele Lösungen übergeben Zeitdaten oder Auswertungen an die Lohnverarbeitung. Der genaue Umfang hängt vom System und den Schnittstellen ab.

Braucht ein KMU neben der Präsenzzeiterfassung auch Projektzeiterfassung?

Das hängt vom Betrieb ab. Wer Leistungen nach Auftrag, Kunde oder Projekt auswerten oder verrechnen muss, benötigt oft zusätzlich eine leistungsbezogene Zeitbuchung.

Zeiterfassung

Zeiterfassung erfasst Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten und je nach System auch projektbezogene Stunden in digitaler Form. In der KMU-Software dient sie der nachvollziehbaren Dokumentation von Präsenz- und Leistungszeiten sowie der Weitergabe an angrenzende Bereiche wie Lohnbuchhaltung, Personalplanung oder Auftragsverwaltung.

Was Zeiterfassung in KMU-Software abbildet

Eine Zeiterfassungslösung dokumentiert, wann Mitarbeitende arbeiten, pausieren oder abwesend sind. Je nach Ausprägung werden Soll- und Ist-Zeiten, Überstunden, Ferien, Krankheit, Feiertage oder Zuschläge mitgeführt. In projekt- oder auftragsbezogenen Umgebungen kann zusätzlich erfasst werden, für welchen Kunden, Auftrag oder Kostenbereich eine Zeitbuchung angefallen ist.

Typische Einsatzbereiche im KMU-Alltag

Zeiterfassung wird im Büro, in Werkstatt und Service, in Filialbetrieben sowie im Aussendienst eingesetzt. Sie unterstützt die betriebliche Übersicht über Anwesenheiten und verfügbare Arbeitszeit und schafft eine Grundlage für interne Auswertungen. Wenn Zeiten auf Projekte oder Aufträge gebucht werden, lassen sich Leistungen nachvollziehen, Nachkalkulationen erstellen oder Stunden an andere Systeme übergeben.

Erfassungsarten und funktionale Ausprägungen

Zeitbuchungen können manuell, per Start-Stopp-Logik, über Tagesrapport oder über stationäre und mobile Eingaben erfolgen. Viele Systeme unterscheiden zwischen Präsenzzeiterfassung und Leistungserfassung auf Projekte, Aufträge oder Tätigkeiten. Ergänzend kommen Freigabeprozesse, Korrekturen, Absenzverwaltung, Auswertungen und Schnittstellen zu angrenzenden Anwendungen in Frage.

Abgrenzung zu Personalplanung, Lohnbuchhaltung und ERP

Zeiterfassung hält fest, welche Zeiten tatsächlich geleistet oder abwesend waren. Personalplanung dagegen legt fest, wer wann eingeplant ist; sie beschreibt also die Planung, nicht die effektive Buchung. Zur Lohnbuchhaltung besteht häufig eine Verbindung, weil erfasste Zeiten als Grundlage für Lohnarten oder Zuschläge dienen können, sie ersetzt die eigentliche Lohnverarbeitung aber nicht. Innerhalb eines ERP-Systems kann Zeiterfassung ein Modul sein, sie kann jedoch auch als eigenständige KMU-Software betrieben werden.

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Die folgenden Unternehmen bieten Leistungen und Softwarelösungen im Bereich Zeiterfassung an. Die Einträge unterscheiden sich unter anderem nach Funktionsumfang, Integrationen und Einsatzkontext.

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Fragen & Antworten zu Zeiterfassung

Welche Zeiten werden in einer Zeiterfassung typischerweise erfasst?

Üblich sind Arbeitsbeginn und -ende, Pausen, Abwesenheiten sowie je nach System Projekt-, Auftrags- oder Tätigkeitszeiten.
Ist Zeiterfassung dasselbe wie Personalplanung?

Nein. Personalplanung bildet geplante Einsätze ab, Zeiterfassung dokumentiert die effektiv geleisteten oder abwesenden Zeiten.
Kann Zeiterfassung an die Lohnbuchhaltung angebunden werden?

Ja, viele Lösungen übergeben Zeitdaten oder Auswertungen an die Lohnverarbeitung. Der genaue Umfang hängt vom System und den Schnittstellen ab.
Braucht ein KMU neben der Präsenzzeiterfassung auch Projektzeiterfassung?

Das hängt vom Betrieb ab. Wer Leistungen nach Auftrag, Kunde oder Projekt auswerten oder verrechnen muss, benötigt oft zusätzlich eine leistungsbezogene Zeitbuchung.

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